Profesionalmente, siempre me he interesado por las metodologías, esas pautas de definen las buenas maneras de llevar adelante los proyectos. Desde el principio, me engancharon las metodologías llamadas ágiles, adaptativas y flexibles, frente a las clásicas más rígidas.

Como en todo, no hay nada perfecto. Mi experiencia implantando metodologías ha tenido resultados variados. Lo más común es la oposición de las capas altas de responsabilidad, aun presentando documentación extensa exponiendo los beneficios del cambio. Y en los casos de apoyo de las capas altas de responsabilidad, no es fácil conseguir introducir la nueva filosofía en el equipo.

Recapacitando sobre dos de mis grandes inspiraciones a la hora de definir metodologías, ‘SCRUM XP tras las trincheras’ y ‘La jornada laboral de 4 horas semanales’, te hago esta propuesta para incrementar tu concentración en tus tareas, sobre todo si trabajas delante de un ordenador. Lo he llamado ‘XCRUM’ (eXtreme SCRUM).

Organización personal

1. Mantén una única aplicación abierta

   La base de la regla del UNO es que sólo podemos pensar una cosa a la vez. Ésta es la recomendación que aúna tu trabajo con tu mente, tú sólo puedes pensar una cosa, que tu máquina lo haga también.

   Si tienes procesos automáticos que no necesitan de tu atención, procura ocultarlos, llamarán tu atención. Como profesional de la informática, no hay distractor mayor que las barras de progreso.

   La tecnología moderna nos permite trabajar en una cosa mientras hay otras por detrás inactivas esperando tu atención. ¡CUIDADO! Peligro de ladrones de la atención. El correo, pestañas del navegador inútiles, carpetas que usaste y ya no necesitas, ni que hablar de chats… Cierra toda aplicación tan pronto como ya no la necesites, no crea más que desorden y un montón de elementos que puede que ni te acuerdes para qué los necesitabas.

   Lo siento, pero en esta regla también entraría el reproductor de música. Mi lógica es… si la utilizas para concentrarte, ni la escuchas, luego no la necesitas; si la utilizas para tapar el sonido ambiente que te distrae, puedes emplear tapones para los oídos; y si la estás escuchando, perdiste concentración de la tarea en la que estabas.

   En caso de que sea más eficiente mantener varias aplicaciones abiertas al mismo tiempo, hazlo con un único objetivo. Cuando éste esté cumplido, cierra todas las aplicaciones, ya no las necesitas.

   Es trampa utilizar una única aplicación que hace todo. Cada aplicación, para su principal uso. Por ejemplo, la aplicación del correo electrónico para este fin, puedes utilizar otra para gestionar los avisos de citas, si empleas la misma aplicación para ambas tareas, finalmente te distraerá; si no vas a leer ni escribir el correo, no necesitas el gestor abierto.

2. Emplea notificadores sonoros

   El reloj creo que es el mayor estresante en el trabajo. Tengo un reunión a tal hora, éste informe tiene que estar para las 5…

   Si estás más pendiente del reloj, no estás concentrado en lo que realmente necesita tu atención, ese informe o la decisión que tienes que tomar. Emplea unidades de entrega de días, no de horas, en vez de entregar el informe mañana a las 5, que sea pasado mañana.

   Para ello, utiliza notificaciones sonoras, como el despertador de por la mañana. Si tienes una reunión, puedes activar la alarma cinco minutos antes, teniendo en cuenta el tiempo de preparación. Para salir a tu hora, pon la alarma también. Siempre defenderé el cumplimiento estricto del horario de trabajo, es un contrato intrínseco de compromiso, por parte de los trabajadores de emplear su tiempo en la empresa con sus responsabilidades laborales, y de los jefes en estimar bien los tiempos de los proyectos.

   Las notificaciones deben ser por un dispositivo que puedas llevar contigo, para no depender de estar delante de tu puesto de trabajo.

   Para organizarte el día a día, hazlo como lo sientas. Si sientes que no te concentras, mejor dar un paseo y descansar. Como no puedes tener más que una aplicación abierta, no tienes excusa para divagar por internet, por ejemplo.

3. Emplea tu correo 1 hora a la semana

   Tomado de la ‘Jornada laboral de 4 horas semanales’… Es posible vivir sin correo electrónico. El correo electrónico ha permitido una comunicación rápida, pero vaga, muchos mensajes innecesarios, poco pensados y que en vez de ayudar, lían las cosas.

   ¿Por qué 1 hora? Personalmente, no me ha llevado más de una hora filtrar mi correo al regresar de vacaciones, incluso varias semanas. No tienes que ser estricto, una hora exacta, el concepto es que sea una vez a la semana.

   ¿Qué beneficios tiene? No tienes que estar preocupado de comprobar el correo continuamente, evitaste la necesidad de notificadores. El volumen de correo se reducirá a lo estrictamente necesario, con mensajes más concretos y clarificadores (ahorro de recursos informáticos). Las comunicaciones importantes se mantendrán de forma directa, que ahorrará mucho tiempo en hilos de largos debates sin ningún punto, espera de respuestas o discusiones tensas que todos hemos sufrido. Además, el correo se ha utilizado para otras cosas más que para comunicación, como minutas de reuniones; estos usos, por ejemplo, se pueden mantener en documentos en lugar de correos electrónicos.

Organización del equipo

Como responsable de un equipo, puedes introducir esta filosofía. Son solo tres puntos a tener en cuenta. Estas pautas demuestran tu confianza en tu equipo, sé que no es fácil, pero los miembros del equipo lo reciben bien, ya somos adultos, no niños a los que controlar.

Sobre cómo establecer qué hacer, siempre, siempre, que sean objetivos. Leía que hay gente que prefiere tareas, pero, ¿qué es una tarea? Un objetivo más pequeño y concreto. El tamaño de los objetivos lo defines tú según tu confianza o la veteranía del miembro en el equipo.

La procrastinación personal no existe

Sigo defendiendo esa idea, que si los trabajadores procrastinan en el trabajo es por falta de motivación, ya sea por falta retos o por el sueldo. Todos son responsables, los trabajadores por no expresar sus quejas, los jefes por culpar a los trabajadores.

Creo que esta metodología podría impulsar las relaciones laborales entre adultos iguales aunque con distintas responsabilidades, según roles.